Importar paso a paso: Desde la Cotización al Despacho en tu puerta

Abrir tu empresa a mercados internacionales no es solo “comprar barato”. Es cuidar flujo, calidad y márgenes. En esta guía maternalista-estratégica te llevamos de la mano: del código HS al despacho en tu puerta. Mezclamos métodos online y sin conexión para que decidas con seguridad y sin perder el alma del negocio.

≈80%

del comercio por volumen es marítimo

95% / 60%

Micro Pyme y PyMe: % empresas / empleo global

"Ruta Impulsa"

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1) Define el producto y su código HS

El Sistema Armonizado (HS) es una herramienta fundamental para la clasificación de mercancías, utilizando un código de 6 dígitos que puede ser ampliado por cada país según sus necesidades específicas. Este sistema no solo facilita la identificación de productos, sino que también establece los aranceles aplicables, los permisos necesarios para la importación o exportación, y proporciona datos estadísticos cruciales para el comercio internacional. En esencia, el HS actúa como un lenguaje común entre las aduanas de diferentes naciones, lo que simplifica y agiliza los procesos comerciales. Es recomendable validar la clasificación con fichas técnicas detalladas y, si es posible, presentar una muestra física del producto ante la cámara de comercio o un agente especializado para asegurar que todo esté en orden y evitar contratiempos en el proceso aduanero.

2) Encuentra proveedor y pide cotización (RFQ)

Al solicitar cotizaciones, busca tener más de una alternativa, con el fin de poder comparar beneficios y oportunidades entre ellas. Al compararlas, es importante tener en cuenta varios aspectos: MOQ, precio por unidad, Incoterm, tiempos de producción, empaque y garantías.
Te recomendamos que compares estos elementos y combines tu búsqueda en plataformas B2B, así como en ferias presenciales o a través de referencias de empresas locales.
Online, puedes explorar marketplaces B2B, directorios de fabricantes y ferias virtuales. También puedes hacer videollamadas para revisar procesos básicos, como muestras de líneas y etiquetado. Y para los casos sin conexión online, recomendamos que no te pierdas las ferias presenciales, misiones comerciales y las recomendaciones de otras empresas locales. 

Checklist de RFQ (usa este texto en tu correo):

• Producto + especificaciones
• Cantidad y MOQ
• Empaque y etiquetado
• Incoterm propuesto 
• Tiempos: producción + tránsito
• Garantía y posventa
• Set de Documentos (CI, PL, BL/AWB, CO)

3) Elige Incoterm 2020 y cierra contrato

Los Incoterms® 2020 son un conjunto de reglas que establecen de manera clara y precisa las responsabilidades, costos y riesgos que asumen tanto el comprador como el vendedor en una transacción internacional. Estas 11 reglas, reconocidas a nivel mundial, son fundamentales para facilitar el comercio y minimizar la posibilidad de malentendidos entre las partes involucradas.

Al utilizar los Incoterms, se logra una distribución equitativa de las tareas y los costos asociados al transporte de mercancías. Por ejemplo, en el caso de envíos marítimos, la regla FOB (Free On Board) proporciona una mayor transparencia al definir en qué punto se transfiere la responsabilidad del vendedor al comprador. Por otro lado, para envíos de bultos pequeños o urgentes, las reglas DAP (Delivered At Place) o el uso de servicios de courier pueden simplificar el proceso logístico, asegurando que las mercancías lleguen de manera eficiente y oportuna a su destino final.

Incoterms frecuentes para tu primera importación

Incoterm	¿Quién controla el flete principal?	¿Quién asume riesgo en tránsito principal?	¿Cuándo conviene?
EXW (en fábrica)	Tú	Tú	Solo si tienes agente y red logística sólida.
FOB (puerto origen)	Tú (desde el barco)	Tú (desde a bordo)	Clásico para marítimo: controlas flete y seguro.
CIF (puerto destino, incluye seguro mínimo)	Proveedor	Proveedor (hasta destino)	Si quieres precio “puesto en puerto” y ya tienes agente.
DAP (entregado en destino)	Proveedor	Proveedor (hasta tu dirección)	Simplifica, pero revisa costos locales.
DDP (impuestos pagados)	Proveedor	Proveedor	Muy cómodo, ojo con sobrecostos y cumplimiento fiscal.

4) Calcula tu landed cost (costo total puesto en bodega)

La Fórmula fundamental que debes manejar para este calculo, se basa en considerar los siguientes aspectos:

Es importante que utilices una plantilla adecuada para realizar este cálculo de manera precisa. Además, te recomendamos que valides tus supuestos y estimaciones consultando con 2 a 3 agentes de carga o forwarders, quienes pueden ofrecerte información valiosa sobre tarifas y costos adicionales que podrían influir en tu cálculo final. Asegúrate de considerar todos los aspectos logísticos para obtener una cifra realista y completa.

Componente	Qué incluye	Tip: cómo bajar el costo
Precio	Valor Unitario x la cantidad vendida, más el descuentos por volumen	Ajusta MOQ y empaque, o bien considera los descuento en caso de necesitar más volúmen.
Flete	Costo del transporte Internacional, ya sea Marítimo (LCL/FCL), aéreo, courier o - incluso- terrestre.	Revisa y flexibiliza la oferta de fechas, tanto de embarque como de arribo; siempre compara 2–3 forwarders, revisando su oferta de servicios, visibilidad, notificaciones, valores, tiempos de entrega y optimiza tu decisión.
Seguro	Su costo de calcula en razón de un % sobre valor de producto + costo de flete internacional.	Lo más aconsejable es contratar una póliza anual, en el caso de que importes de manera frecuente. De otro modo, en caso de no contar con seguro, la aduana Chilena considerará un valor del 2% de la suma del valor del producto + el flete, para estimar costo CIF (valor necesario para el cálculo de arancel).
Origen	Dependiendo del Incoterm, se determina quien se responsabilizará de estos costos, los que apuntan a todo lo relacionado con el transporte interno, carga y aduana en origen.	Si optas por que tu vendedor asuma estos costos, es probable que el precio de compra de tus productos aumente, ya que el exportador podría "incorporar" esos gastos al precio de venta. La ventaja de esta decisión es que el vendedor se encargará de toda la gestión y coordinación local. Por lo tanto, es fundamental que mantengas una buena comunicación con el proveedor para asegurar un traspaso de responsabilidades en momentos y horarios adecuados.
Destino	Al momento del arribo de tu carga, los costos que se pueden generar se relcionan con el Handling (manipulación de la carga), desconsolidación y almacenaje durante el proceso aduanero.	Para reducir costos, es clave preparar con anticipación la documentación y los trámites aduaneros. Así, cuando llegue tu embarque, el Agente de aduanas podrá presentar todos los documentos y pagar los aranceles rápidamente, evitando costos adicionales por días de depósito mientras se realizan los trámites de desaduanamiento.
Arancel/IVA	Para poder tener claridad de cuánto será el costo relacionado al arancel de importación es fundamental conocer el código HS. El que puede ser provisto por el proveedor dentro del detalle de la factura de compra, o bien de acuerdo a su contenido el Agente de Aduana puede clasificar tus productos de manera correcta al código que pertenezcan.	Si los códigos a los que se asocia tu carga están amparados para beneficios de acuerdos comerciales vigentes, será vital solicitar un Certificado de Origen a proveedor, lo que te permitirá garantizar ante Aduana que tus productos cumplen con el requisito de originalidad que permite acogerse a un Tratado de Libre Comercio, esto podrá reducir (en caso de que la originalidad de fabricación de producto sea parcial) o bien eliminar los costos de arancel (en caso que el producto sea 100% fabricado en el país con el que esté vigente el Tratado.
Última milla	El último costo antes de que tu producto quede a tu completa disposición será el traslado desde el punto de arribo hasta tu bodega. Generalmente realizado en Camión/van hasta tu lugar de almacenaje.	Te recomendamos planificar la ventana de descarga y el personal que recibirá tus productos, dado que si ello no está listo al momento de llegar el camión, éste puede que se devuelva y almacene tu carga en sus bodegas particulares hasta el día siguiente, cuando vuelva a intentar entregarte tu envío; conllevando esto a nuevos gastos de flete y sumando un almacenaje innecesario.

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5) Elige transporte y seguro de carga

Seleccionar el medio de transporte y el seguro de carga adecuado es fundamental para garantizar la eficiencia en la logística de importación.

•  Transporte Marítimo: Es la opción más económica para el envío de grandes volúmenes de mercancía, ya que aproximadamente el 80% del comercio mundial por volumen se realiza a través del mar. Existen dos modalidades principales: LCL (Less than Container Load), que permite compartir un contenedor con otros envíos, y FCL (Full Container Load), que implica el uso de un contenedor completo para tu carga. Esta opción es ideal para quienes manejan grandes cantidades de productos y buscan reducir costos. 
  
  
• Aéreo: Aunque es la opción más rápida, también es la más costosa. Es recomendable para mercancías de alto valor o cuando el tiempo es un factor crítico. Este tipo de transporte asegura que tus productos lleguen a su destino en el menor tiempo posible, lo que puede ser crucial en situaciones de urgencia.
  
  
• Servicio de Courier o Puerta a Puerta: Esta modalidad simplifica el proceso logístico al encargarse de todos los trámites necesarios hasta tu dirección final. Es especialmente útil para quienes realizan su primera importación y tienen un volumen bajo de carga, ya que facilita la gestión y reduce la complejidad del proceso.
  
  
• Seguro: Aunque no es estrictamente obligatorio, contar con un seguro es altamente recomendable en la práctica. En el caso de los Incoterms CIF, el vendedor contrata un seguro con una cobertura mínima, pero es aconsejable evaluar la posibilidad de adquirir una póliza propia que ofrezca coberturas más amplias y adecuadas a tus necesidades específicas. Puedes explorar opciones a través de DHL.

En la actualidad, existen herramientas en línea que permiten comparar tarifas de flete, solicitar cotizaciones por correo electrónico y realizar un seguimiento de tus envíos mediante sistemas de tracking. Esto facilita la toma de decisiones informadas y optimiza el proceso logístico.

Por otro lado, para quienes prefieren un enfoque más tradicional, visitar las oficinas de los agentes de carga y aseguradoras puede ser una buena opción. Esto permite revisar pólizas impresas y discutir directamente las opciones disponibles, lo que puede resultar en una mejor comprensión de los servicios ofrecidos y las coberturas disponibles.

6) Prepara los documentos clave

Reúne todos los documentos esenciales que necesitarás para el proceso de importación. Asegúrate de tener la PI (Factura Proforma) y la PO (Orden de Compra) listas, ya que son fundamentales para iniciar la transacción. No olvides preparar la Commercial Invoice (Factura Comercial) que detalla los productos y su valor. También es importante contar con un Packing List (Lista de Empaque) que describa el contenido de cada paquete. 
Si estás enviando mercancía por vía marítima o aérea, necesitarás el BL (Conocimiento de Embarque) o AWB (Guía Aérea) correspondiente. En caso de que exista un acuerdo preferencial, asegúrate de incluir el Certificado de Origen (CO). Si es necesario, prepara los MSDS (Hoja de Datos de Seguridad del Material) o certificados pertinentes que puedan ser requeridos, ya que contiene detalles sobre las propiedades físicas, los riesgos para la salud, el cómo trabajar con el material de manera segura, qué hacer en caso de emergencia, e incluso, cómo desechar el producto, lo que suele ser solicitado por la Aduana para autorizar su ingreso al país. Además, no descuides el seguro, ya que es crucial contar con una póliza o certificado que respalde tu envío. 

En resumen:

• PI (Proforma Invoice) y PO (Orden de compra)
• Commercial Invoice (CI)
• Packing List (PL)
• BL/AWB (Conocimiento de Embarque marítimo / Guía aérea)
• Certificado de Origen (CO) si hay acuerdo preferencial
• MSDS/Certificados (si aplica)
• Seguro (póliza/certificado)

7) Procedimiento de despacho Aduanero y gestión de Pagos

Este proceso implica una evaluación exhaustiva de la clasificación, el valor y el origen de las mercancías; la eficiencia de este trámite puede variar significativamente de un país a otro. El Índice de Desempeño Logístico (LPI) 2023, elaborado por el Banco Mundial, compara un total de 139 naciones y examina seis componentes clave, entre los cuales se incluye la “eficiencia aduanera y de frontera”, lo que resulta ser una herramienta bastante útil como referencia de los tiempos de espera y las mejores prácticas en el ámbito aduanero, al momento de explorar mercados. Para más información puedes explorar en lpi.worldbank.org+1

En el ámbito digital, se han implementado ventanillas únicas, pre-declaraciones y opciones de pago electrónico, gestionados por los agentes de aduana, facilitandoles el proceso en tiempos y celeridad. Por otro lado, en el ámbito físico, es fundamental que por medio del  agente de aduanas, se gestionen los timbres y retiros de manera presencial, considerando incluir un transportista en la terminal para el momento de "liberación de la mercancía" (aprobación de ingreso y nacionalización del embarque).

8) Última milla, recepción y verificación de mercancías

En esta etapa, es recomendable implementar un programa de descarga que incluya un check-list físico detallado: verificación de cantidades, estado de los bultos, y pesos exactos, ya que en caso de detectar averías, es fundamental documentar la situación con fotografías y elaborar un acta que respalde la reclamación; se debe notificar a la aseguradora y al transportista dentro de un plazo de 24 a 48 horas.

Es recomendable conservar las cajas y embalajes originales para facilitar cualquier peritaje que pueda ser necesario en el futuro, como además de considerar, siempre, el realizar una visita de control de calidad, ya sea antes del embarque o en el momento de recepción de la mercancía.

Finalmente, recomendamos establecer un sistema de almacenamiento en línea para la gestión de documentos, de modo que se pueda mantener una organización clara de carpetas específicas por cada embarque. Ello facilitará el acceso y la consulta de información relevante en cualquier momento.

9) Optimización y Mejora Continua (Kaizen)

Es fundamental llevar un registro detallado de lo que ha funcionado y lo que no en nuestros procesos, incluyendo tiempos de entrega, costos reales en comparación con los estimados. Esta información resultará ser valiosa para nuestros procesos constantes de Mejora Continua, ya que permitirá realizar ajustes informados. 
Por ello recomendamos que te asegures siempre de mantener actualizada tu plantilla de costeo y tu lista de proveedores, de forma regular, de modo que puedas reflejar en ellas los cambios que esté teniendo el mercado y busques siempre la optimización de la disponibilidad de recursos. Por ejemplo, considerar la posibilidad de cambiar de LCL a FCL cuando el volumen de mercancía lo justifique, podrá resultar en ahorros finales bastante significativos. 

Consideramos que siempre será importante repetir las prácticas que han demostrado aportar valor a tu operación y, al mismo tiempo, eliminar aquellos pasos que no contribuyen al resultado final, al igual que un proceso de limpieza, lo que te permitirá contante estar optimizando la eficiencia de tus procesos.

• Documenta qué funcionó y qué no (lead times, costos reales vs. estimados).
• Actualiza tu plantilla de costeo y tu lista de proveedores.
• Evalúa pasar de LCL a FCL cuando el volumen lo justifique.
• Repite lo que aportó valor; elimina pasos que no sumen.

Algunos pasos que recomendamos siempre revisar:

Paso	Dónde (Online)	Dónde (Sin conexión)
HS/Arancel	Buscadores oficiales, PDFs de arancel	Cámara de Comercio, agente, muestras físicas
Proveedores	B2B, mail, videollamadas	Ferias, misiones, visitas a fábrica
Incoterm/Contrato	Plantillas y guías	Reunión con agente/abogado
Costeo	Hojas de cálculo, cotizadores	Cotizaciones impresas, reuniones
Flete/Seguro	Portales de forwarders	Oficinas de forwarders/aseguradoras
Documentos	Envío de escaneos, repositorios	Originales: BL/AWB, CO, firma y timbres
Aduana	Ventanilla única, pagos online	Trámites presenciales, retiro físico
Recepción	Checklists digitales, fotos	Acta física, revisión en bodega

Conclusión: abre la puerta, pero con guías

Importar no es un misterio: es método + aliados correctos. Definir bien el HS, elegir un Incoterm que proteja tu margen y cuidar documentos hará que tu primera importación llegue a tu puerta sin dramas. Cuando una emprendedora local importa mejor, fortalece su comunidad, encadena trabajo y sube el estándar de su sector. Y cuando cuenta con una guía profesional —como Impulsoras— gana claridad, ahorra tiempo y evita costos invisibles.

 

Si te sirve, en Impulsoras podemos acompañarte en todo el trayecto: diagnóstico, negociación con proveedores, selección de Incoterm, logística y despacho hasta tu bodega. ¿Quieres que te preparemos la plantilla y un mini-mapa del flujo para tu caso?

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Preguntas Frecuentes

¿Qué Incoterm me conviene para empezar?

Para cargas pequeñas/urgentes, DAP o courier (Delivery At Place) donde  el vendedor asumirá todos los riesgos y costos hasta que la mercancía llegue al punto de destino acordado con el comprador, pero no incluye el pago de impuestos y aranceles, los que deberán ser costeados por el importador; el el caso de marítimos, recomendamos inciar con el incoterm FOB (Free On Board), lo que te dará mejor control del flete.

¿Por qué importa tanto el código HS?

Es crucial porque clasifica las mercancías para el comercio internacional, lo que permite a las autoridades aduaneras determinar los impuestos, aranceles y restricciones aplicables de forma precisa. Un código correcto garantiza que los envíos se gestionen eficientemente, evitando retrasos en aduana, multas y la posible confiscación de tus productos, resultando fundamental para la documentación comercial.   

¿Cuál modo de transporte es más común?

El modo de transporte internacional más común es el marítimo, ya que se encarga de más del 80% del volumen del comercio mundial. Es la opción más rentable para transportar grandes volúmenes de mercancías a largas distancias, aunque sus tiempos de tránsito son más lentos que los de otros modos, como el aéreo.  Además, es muy versátil y existen buques especializados para casi todo tipo de mercancías, desde graneles secos y líquidos (petróleo, gas) hasta carga en contenedores, pasando por productos perecederos en buques frigoríficos. 

¿Puedo hacer la primera importación sin agencia?  

Sí, puedes realizar tu primera importación a Chile sin agencia, siempre que el valor de la mercancía no supere los US$1.000 CIF (costo, seguro y flete), según lo indicado por el Servicio Nacional de Aduanas. Para valores superiores a US$1.000, la importación es obligatoria a través de un agente de aduanas.
Como requisitos generales, se considera que debes estar inscrita y activa en el Servicio de Impuestos Internos (SII), contar con un Rol Único Tributario (RUT) y lograr reunir la documentación necesaria, como la factura comercial, el conocimiento de embarque y otros permisos o certificaciones que puedan ser requeridos según el tipo de producto. Por otro lado, algunas mercancías (como productos químicos, o que requieran permisos sanitarios, fitosanitarios, de salud, etc.) necesitan cumplir autorizaciones previas de otros organismos, incluso si su valor es bajo.